ongewenste omgangsvormen - Stichting SWOS

Ga naar de inhoud

Hoofdmenu:

ongewenste omgangsvormen

Vrijwilligers


 
Algemeen
 
In deze notitie Ongewenste Omgangsvormen beschrijft de Stichting SWOS, hierna te noemen de SWOS, de interne afspraken tot:
- de preventie
- de werkwijze vertrouwenspersoon
- de informele klachtenprocedure
- de formele klachtenprocedure
 
Het doel van dit beleid tegen Ongewenste Omgangsvormen is enerzijds het voorkomen van ongewenst gedrag en anderzijds er voor te zorgen dat er een adequate werkwijze en procedures ter beschikking staan, voor de medewerkers en de vrijwilligers van de SWOS, om de vorm van intimidatie te stoppen en herhaling ervan te voorkomen.
Sinds 1 november 1994 is in de Arbo-wet de verplichting opgenomen dat een werkgever haar medewerkers dient te beschermen tegen ongewenste omgangsvormen op het werk en een preventief beleid dient te voeren.
 
Ongewenste Omgangsvormen
 
Een precieze opsomming van alle mogelijke vormen van ongewenste omgangsvormen is moeilijk aan te geven. Tevens is heg vaak onduidelijk waar de grens ligt. Het hangt van de betrokken personen en van de omstandigheden af of bepaalde gedragingen als ongewenst en intimiderend worden ervaren.
Wat de één onverschillig laat, ervaart de ander als ongewenst, kwetsend of bedreigend. Niet hoe de aandacht is “bedoeld”, maar hoe deze wordt “ervaren” is maatgevend.
Hieronder volgen een aantal voorbeelden van Ongewenste Omgangsvormen.
 
Agressie en geweld
Onder agressie en geweld zijn drie vormen te onderscheiden: verbaal, psychisch en fysiek geweld.
Bij verbaal geweld valt te denken aan schelden en beledigingen. Bij psychisch geweld gaat het ondermeer om lastig vallen, onder druk zetten, bedreigen met fysiek geweld en irriteren. De meest ingrijpende vorm is fysiek geweld dat zich uit in bijvoorbeeld schoppen,slaan, bijten vastgrijpen.
 
Pesten
Sinds 1998 wordt er meer aandacht gevraagd voor de gevolgen van structureel pesten op de werkvloer. Onder structureel pesten wordt verstaan: intimiderend, vernederend of bedreigend gedrag, gericht op steeds dezelfde persoon, dat vaak voorkomt, langere tijd voorduurt en waartegen de persoon die vaak hiervan het doelwit is, zichzelf niet effectief kan verwerken.
Discriminatie
Discriminatie kan betrekking hebben op leeftijd, etnische afkomst, geslacht, seksuele geaardheid en religieuze- of politieke overtuiging.
 
 
Seksuele intimidatie
Hieronder wordt verstaan ongewenste seksueel getinte aandacht van een personeelslid en/of vrijwilliger naar een ander personeelslid en/of vrijwilliger. Zowel opzettelijk als onopzettelijk. Deze intimidatie komt tot uiting in bepaalde gebaren, handelingen, dubbelzinnige opmerkingen, handtastelijkheden, aanranding en verkrachting.
 
Toetsingscriteria
 
Als toetsingskaders gelden de Arbo-wet (seksuele intimidatie, pesten, agressie en geweld) en de Algemene Wet Gelijke Behandeling (discriminatie).
Art. 1 lid 3 sub e Arbo-wet, Art. 1 lid 3 sub f Arbo-wet, Art. 4 lid 2 Arbo-wet en
Art 1 Algemene Wet Gelijke Behandeling.
 
Beleid
 
Het beleid ter bestrijding van Ongewenste Omgangsvormen bestaat uit een twee sporenbeleid. In de eerste plaats het treffen van maatregelen om Ongewenste Omgangsvormen te voorkomen. In de tweede plaats het op een adequate wijze behandelen van klachten met betrekking tot Ongewenste Omgangsvormen om zodoende deze vorm(en) van intimidatie te stoppen en herhaling te voorkomen.
 
Preventie
 
Het bestuur van de SWOS vindt het van groot belang dat er een draagvlak bestaat voor een beleid Ongewenste Omgangsvormen. Zij zal het personeel en de vrijwilligers informeren over dit beleid en zal door het onderwerp bespreekbaar te maken erkenning, herkenning en bewustwording proberen te bevorderen.
 
Vertrouwenspersoon
 
De vertrouwenspersoon Ongewenste Omgangsvormen draagt zorg voor een gesprek met de personen die te maken hebben of hebben gehad met Ongewenste Omgangsvormen. Het bestuur heeft besloten gebruik te maken van een bestuurslid van de SWOS als vertrouwenspersoon. Indien noodzakelijk kan iemand van “buiten” worden benoemd.
De vertrouwenspersoon heeft affiniteit met de problematiek van pesten, agressie en geweld, discriminatie en seksuele intimidatie en zal alle klachten serieus nemen.
 
Positie van de aangeklaagde
 
Vanaf het moment dat een klager/klaagster een klacht uit in het kader van ongewenst gedrag is er een potentiële aangeklaagde bekend. Ook de aangeklaagde moet  -ongeacht de aard en ernst van een klacht-  kunnen rekenen op een zorgvuldige en respectvolle benadering door
de aangewezen bestuurslid(leden) vanuit de SWOS.
Er wordt o.a. duidelijk aangegeven wat de visie en beleid van de SWOS in deze situatie is.

Klachtenbehandeling
 
Een klacht kan op twee manieren in behandeling worden genomen: via de informele procedure of via de formele procedure.
 
Informele procedure
Bij de informele procedure komt de klacht bij de door het bestuur aangewezen vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon neemt verschillende mogelijkheden met de klager/klaagster door om tot een oplossing te komen en reikt handvatten aan om zelf tot een aanvaardbare situatie te komen. Eén van die mogelijkheden is b.v. bemiddeling.
Bij bemiddeling wordt geen uitspraak gedaan over de gegrondheid van de klacht. Het doel van de bemiddeling is intimiderend gedrag te stoppen, door degene die zich hieraan schuldig maakt te confronteren met het gegeven dat zijn/haar gedrag als ongewenst ervaren wordt en dat binnen de SWOS dit soort gedrag niet wordt geaccepteerd.
Bemiddeling lijkt een belangrijk instrument om ongewenst gedrag een halt toe te roepen.
 
Andere mogelijke oplossing is:
- de klager/klaagster kan zelf in gesprek gaan met de geklaagde(n).
Indien de klager/klaagster wil dat er door de SWOS officiële en tevens zwaardere maatregelen worden genomen, is het verstandig om via de formele klachtenprocedure te gaan werken.
 
Formele procedure
Mocht de klager/klaagster besluiten om een klacht in te dienen zodat er maatregelen genomen kunnen/ moeten worden, dan verloopt dit via de formele klachtenprocedure. Dit vereist onderzoek. Onderzoek naar de gegrondheid van de klacht. Wanneer het om strafbare feiten gaat, is het van belang om aangifte hiervan bij de politie te stimuleren.
In alle gevallen moet de klacht altijd eerst intern onderzocht worden.
 
Klachtencommissie
 
De SWOS heeft een klachtencommissie. De samenstelling bestaat in ieder geval uit (een) man(nen) en (een) vrouw(en) die maatschappelijk breed georiënteerd zijn. Voor elk lid is een vervangend lid benoemd zodat in geval van ziekte, vakantie of tegenstrijdige belangen de continuïteit gewaarborgd is.
 
Uitgangspunten
De klachtencommissie hanteert de algemene beginselen om te komen tot een behoorlijke uitspraak:
- de beginselen met betrekking tot de samenstelling van de commissie: onpartijdigheid, onafhankelijkheid en deskundigheid.
- de beginselen met betrekking tot de totstandkoming van de beslissing: hoor en wederhoor, de decisieverplichting ( de verplichting om een uitspraak te doen en een beslissing te nemen over een klacht). Verder is het doen van een uitspraak binnen een redelijk termijn van belang.
- de beginselen met betrekking tot de motivering van de beslissing: de beslissing moet gemotiveerd worden. In de motivering moet recht gedaan worden aan de standpunten van de betrokken partijen.
                                                              
De taken van de klachtencommissie
De klachtencommissie heeft tot taak:
- oordelen over de ontvankelijkheid van de klacht;
- de uitkomsten van het onderzoek met betrekking tot de klacht rapporteren aan de overige bestuursleden.
- de bestuursleden gevraagd en ongevraagd te adviseren inzake de problematiek.
 
De tijdelijke oplossingen c.q. voorzieningen, die met elkaar besproken en hierop genomen zijn, moeten erop gericht zijn dat de klager/klaagster tijdens het onderzoek normaal in een veilige omgeving haar werk en/of vrijwilligerswerk kan verrichten.
 
                                                      
 
Routing Ongewenste Omgangsvormen
 
 
Klachten over ongewenste omgangsvormen melden aan de daarvoor aangewezen persoon door het bestuur van de SWOS.
 
INFORMELE  PROCEDURE
 
-         afspraken over hoe het ongewenste gedrag beëindigd wordt
-         inventarisatie of de situatie naar wens verbeterd is
 
Problemen zijn opgelost, de zaak kan als afgehandeld worden beschouwd.
 
Problemen zijn niet naar tevredenheid van de klager/klaagster opgelost
                       dan door naar de
 
FORMELE  PROCEDURE
 
-         de meldingsprocedure inzake de ongewenste omgangsvormen wordt opgestart. klachten worden schriftelijk gericht aan de benoemde klachtencommissie
-         de klachtencommissie toetst of de klacht ontvankelijk wordt verklaard en in behandeling wordt genomen
-         klacht wordt in behandeling genomen, hoor en wederhoor binnen 1 maandag
-         klachtencommissie komt binnen twee maanden na ontvangst van de klacht tot een oordeel
-         de klachtencommissie geeft een gemotiveerd advies aan de overige bestuursleden van de SWOS
-         in principe wordt het advies van de klachtencommissie opgevolgd.
 
Als de klacht niet ontvankelijk wordt verklaard,  kan de informele procedure worden opgestart.
 
                                                          
Begripsbepalingen
 
In deze beleidsnotitie wordt verstaan onder:
 
SWOS:
De organisatie waarmee een dienstverband en/of een vrijwilligersverband bestaat waar de werkzaamheden plaatsvinden
 
Werknemers ,vrijwilligers en bezoekers:
Alle personen die een taak hebben bij de SWOS. Oproepkrachten, stagiaires, freelancers, vrijwilligers kunnen op de klachtenregeling een beroep doen.
 
Werkgever:
Het bestuur is het hoogste hiërarchische niveau wat betreft de dagelijks leiding bij de SWOS
 
Ongewenste Omgangsvormen
De als ongewenst ervaren gedrag tot uiting komend in woord, gebaar, afbeelding, gedrag of anderszins, die zowel opzettelijk als onopzettelijk kan zijn.
Ongewenst gedrag hoeft niet altijd direct betrekking te hebben op de persoon die een klacht indient, het getuige zijn van ongewenst gedrag tegen anderen gericht wordt hier ook onder verstaan.
 
Klacht
Een schriftelijk ingediende, niet anonieme klacht van een werknemer, vrijwilliger, bezoeker tegen één of meer personen met betrekking tot ongewenste omgangsvormen.
 
Klager
De persoon die zich wendt tot de vertrouwenspersoon, dan wel een klacht indient.
 
Aangeklaagde
De persoon waartegen een klacht is ingediend.
 
Vertrouwenspersoon
De door de SWOS benoemde persoon tot wie men zich kan wenden voor advies, bemiddeling en zorgt voor de afhandeling van de informele klacht.
 
Klachtencommissie
Een door het bestuur benoemde commissie die de klacht conform de procedure behandeld.
 
Klachtenreglement
Beschrijving van de te volgen procedure na het indienen van een formele klacht
 
Geheimhoudingsplicht
Alle personen die betrokken zijn bij de afhandeling van de klacht zijn verplicht tot geheimhouding van hetgeen ter kennis komt.
De geheimhouding vervalt NIET na beëindiging van de klachtenbehandeling
Wanneer een klachtencommissie gaat aantreden wordt er getekend voor geheimhouding
 
 
Klachtenreglement
 
De klager/klaagster kan zich met de schriftelijke klacht wenden tot de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon stuurt per omgaande een ontvangstbevestiging, inclusief een exemplaar van de beleidsnotitie OO.De vertrouwenspersoon heeft de klager/klaagster binnen 14 dagen opgeroepen voor een gesprek c.q. nadere toelichting.De vertrouwenspersoon handelt de klacht af en bevestigt de uitkomst schriftelijk aan de klager/klaagster en aangeklaagde.Indien het probleem niet door de vertrouwenspersoon, b.v. door de complexiteit, afgehandeld kan worden, wordt de schriftelijke klacht doorgestuurd naar de klachtencommissie.  De klachtencommissie OO wordt samengesteld (in ieder geval een man en een vrouw) door de voorzitter van de SWOS.Er wordt een secretaris benoemd. Deze roept de klachtencommissie binnen 14 dagen na binnenkomst van de klacht bijeen.De klachtencommissie bepaalt of de klacht ontvankelijk is en in behandeling wordt genomen Toetsingscriterium: beleidsnotitie OO van de SWOS.Wanneer de klacht niet ontvankelijk wordt verklaard, krijgt de klager/klaagster hierover schriftelijk bericht van de klachtencommissie OO van de SWOSWanneer de klacht in behandeling wordt genomen, worden klager/klaagster en aangeklaagde hierover schriftelijk op de hoogte gesteld.Zodra de klacht is bevestigd, start het onderzoek. Op korte termijn worden klager/klaagster en de aangeklaagde op verschillende tijdstippen uitgenodigd. Tevens ontvangen zij de procedure OO van de SWOSKlager/klaagster en aangeklaagde worden gehoord. Daarnaast kunnen getuigen en andere betrokkenen worden gehoord op verzoek van klager/klaagster, aangeklaagde of van de commissie zelfDe klager/klaagster en de aangeklaagde kan zich laten bijstaan door een zelf gekozen persoon.Van elke zitting wordt een verslag gemaakt.De betrokken personen krijgen het verslag voorgelegd ter ondertekening voor akkoord. Indien men niet bereid is te tekenen, wordt hij/hij in de gelegenheid gesteld schriftelijk commentaar aan het verslag toe te voegenDaarna vindt beraadslaging buiten aanwezigheid van de betrokkenen plaatsIs de klachtencommissie OO van mening dat haar voldoende gegevens ter beschikking staan, dan komt zij tot een oordeel over de klacht. De commissie besluit bij meerderheid; de minderheid voegt zich.Zowel klager/klaagster als de aangeklaagde krijgen een afschrift van het gemotiveerd besluitHet verslag bestaat uit de volgende onderdelen:-         formulering van de klacht
-         commissie verklaart de klacht gegrond, dan wel ongegrond
-         de beslissing wordt gemotiveerd door de gronden waarop de klachtencommissie tot dit oordeel komt
-         indien de commissie de klacht gegrond acht, geeft zij een gemotiveerd advies over de treffen maatregel

Slotbepaling
 
Indien er zich omstandigheden voordoen, waarin dit reglement niet voorziet, dan beslist de voorzitter of diens plaatsvervanger van de SWOS op grond van een advies van de klachtencommissie.

 

 
 
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu